神木县归档文件整理实施办法

神办发〔2005〕13号

第一条  为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件整理方法，简化整理程序，节省机关的财力物力，提高工作效率。依据中华人民共和国行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》和陕西省《归档文件整理实施细则》，结合我县的实际情况，制订本办法。

第二条  本办法适用于本县各级机关、团体和其它社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料整理。并可供专业档案（如教学、征管、诉讼）等纸质载体档案的整理参照使用。

第三条  本办法规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等具体整理方法。

第四条  归档文件的整理，是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。

第五条  归档文件的整理单位是件，一般以每份文件为一件。

1、文件正本与定稿为一件。

2、正文与附件为一件。

3、原件与复制件（包括复印件以及抄件等应作为一件）。

4、转发文件与被转发文件应作为一件。

5、报表、名册、图表、会议记录、收发文薄、刊物、书籍应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。

6、外机关的来文与本机关的复文作为一件。

7、本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件。

8、正文与文件处理单（包括文件处理单（表）拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。

第六条  归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修补，自己模糊或用纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔及传真件等书写的易褪变的文件应予复制。超大纸张应按照标准折叠成A4规格。去除文件中易锈蚀的订书订、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。

第七条  归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

第八条  归档文件的装订，应以件为单位装订。

1、对于短期档案和装订成册不便拆订的刊物、会议记录本、表册、书籍等，可以保持原貌，不再拆订重装。

2、装订方式可采用线装、胶粘、不锈钢订书针、燕尾夹等，集合使用。

3、装订排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可将文件处理单放在文件之前作为首页处理。

4、装订位置：在文件的左侧或左上角。装订时应将文件的各页按一定的方式对齐，左侧装订时对齐左边、下侧，左上角装订时对齐左边、上侧。

第九条  归档文件的分类，采用年度、保管期限、机构（问题）作为通用的分类方法。

1、按年度分类，即根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。

2、按保管期限分类，即根据划定的不同保管期限（永久、长期、短期）对归档文件进行分类。

3、按机构分类，即根据文件形成单位和处理文件的处理单位对归档文件进行分类。

4按问题分类，即根据归档文件内容所涉及的不同问题对归档文件进行分类。

档案整理一般采取年度、保管期限、机构（问题）相组合的复式分类方法。在组合复式分类法时，年度、保管期限作为必选项，机构（问题）作为选择项。基层单位或小机关，内部机构设置简单，每年归档文件不足200份，可以选择年度—保管期限或保管期限—年度两极分类；县级机关等大、中型单位，每年应归档文件超过200份，应采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）三级分类法进行分类，各乡镇应采用年度—问题—期限分类。其问题设置如下：党群、行政综合、婚姻户籍、土地管理。各单位应在确定分类方法的基础上，编制切合本单位实际的分类方案，并保持全宗内分类方法相对稳定。

例：采用年度—机构—保管期限三级分类法时，分类方案为：

2003年   办公室    永久、长期、短期

2003年   业务科    永久、长期、短期

2003年   财务科    永久、长期、短期

采用保管期限—年度—机构三级分类法时，分类方案为：

永久   2002年   办公室    业务科    财务科

长期   2002年   办公室    业务科    财务科

短期   2002年   办公室    业务科    财务科

采用年度—问题—保管期限三级分类法时，分类方案为：

2003年   政 务      永 久    长 期    短 期

2003年   业 务      永 久    长 期    短 期

2003年   党 群    永 久    长 期    短 期

采用年度—保管期限二级分类法时，分类方案为：

2003年                                  永 久

2003年                                  长 期

2003年                                  短 期

采用保管期限—年度二级分类法时，分类方案为：

永 久     2002年

          2003年

长 期     2002年

          2003年

短 期     2002年

          2003年

第十条  归档文件的排列，是在分类方案的最低一级类目内，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按事由结合时间、重要程度等排列。

（一）最低一级类目，是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如按照“年度—机构—保管期限”分类，“保管期限”即为最低一级类目。

（二）事由可以是指一件具体的事，或是一个具体的问题，或一段较紧密工作的自然流程等。同一事由内的归档文件排列，按文件形成的时间先后顺序，或按文件的重要程度排列。

（三）不同事由内的归档文件排列，按不同事由办结时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，即将主要职能活动形成的文件排在前面，其它工作形成的文件材料排列在后面；或将综合性工作形成的文件排在前面，具体业务工作形成的材料排列在后面：可按责任者或承办部门集中排列，也可按不同问题分别排列；因故未及时归档的文件。可将其排列在相应类别的最后。

第十一条  归档文件的编号，是将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。它确定了归档文件在全宗中的位置，并为后续的编目工作以及实体的查找利用提供了条件。

（一）盖归档章

1、归档章位置，在归档文件首页上端居中的空白处，若位置被领导批示或收文章占用，可将归档章盖在其它空白的位置，以文件上端为宜。文件首页无盖章位置或重要文件需保持原貌的，可在文件首页前另附纸页加盖归档章，归档章不能压住文件字迹，也不要与批示文或收文章等交叉。

2、归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）、每份文件的总页数等选择项，各项内容必须按照规定顺序填写，不得自行打乱归档章各项位置。（见附件图1）

（二）编号项目

编号项目分为必备项和选择项。必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号，选择项为机构（问题）。

1、全宗号，是档案馆对接收档案范围内各立档单位编制的代号。已由档案馆给定全宗号的立档单位可填写，没有全宗号的立档单位可将此项空留，待档案移交进馆给定全宗号后再填写。（见附件图1）

2、年度，指文件的形成年度。填写此项时，采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如2006年表示为“2006”。

3、保管期限，填写由文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时给归档文件划定的保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种，简称为“永、长、短”代码分别为“Y、C、D”，填写时直接采用简称或代码。

4、件号，即文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号，归档文件在分类、排列位置确定后，编制的排列序号为室编件号。

室编件号即归档文件分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。应在文件分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。

例1：采用年度—组织机构—保管期限三级分类时，保管期限为最低一级类目，室编件号方法为：

2006年办公室永久1……n  长期1……n  短期1……n

2006年业务科永久1……n  长期1……n  短期1……n

例2：采用年度—保管期限二级分类时，保管期限为最低一级类目，室编件号方法为：

2006年永久1……n  长期1……n  短期1……n

馆编件号即在档案移交进馆时，按档案馆要求编制标注。

5、机构（问题）一栏填写时可根据本部门分类方案类目名称（机构或问题）填写。填写时可通用简称，但不可随意简化。

第十二条  归档文件应依据分类方案和室编件号顺序逐件对每份文件编制归档文件目录。

（一）归档文件目录的项目包括：件号、责任者、文号、题名日期、页数、备注等。

1、件号，即指室编件号

2、责任者，即指文件的发文机关或署名者。填写时一般应写全称或通用简称，联合发文时，一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者时必须抄录。

3、文号，即发文字号。填写机关代字、年度、文件顺序号；期刊、简报填写期刊、简报编号。

4、题名，即文件标题。一般应照实抄录，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反映内容时，副标题一般无须抄录；并列题名是其它语言文字书写的题名，与正题名一并抄录；文件没有题名或题名含义不清、不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应补充拟定题名，并加[  ]；有此归档文件的附件独立性较强的，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充和说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附件题名，外加（  ）。

5、日期，即文件的形成日期（落款日期），填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，单月日前补0，或将表示月、日的数字回行填写。如2005年4月18日，可标注为20050418或 2005  

0418

6、页数，即填写每一件归档文件的总页数。凡有文字、图表的页面为一页，空白页不计。来文与复文、正本与定稿等作为一件的统计页数时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。

7、备注，即填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的情况较多时，可在备注栏标“﹡”，将具体内容填入备考表中。

（二）归档文件目录的格式（见附件图2）

1、各栏目的详细尺寸及采用横式或竖式格式，各单位可根据需要确定，但同一立档单位的目录格式应保持一致，不能随意更改。

2、填写归档文件目录，档号章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，已采用计算机管理档案的单位，可直接打印目录。

3、归档文件目录应单独装订成册并编制封面，目录编制成册的方式一般应与分类方案一致。归档文件目录封面视需要设置全宗名称、年度、保管期限，机构（问题）等项目（见附件图2-3）。

4、归档文件目录及封面用纸统一为国际标准A4型297 m m×210mm(长×宽)．

第十三条  归档文件的装盒，将归档文件按室编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、备考表。装盒方式，盒脊项目设置应与分类、排列的原则方法一致。

（一）装盒要求

1、按件号先后顺序装入档盒。

2、装盒时按分类方法将不同类别归档文件装入不同的档案盒中，装盒应与分类方法一致。不同分类方法形成的归档文件不得混装在同一盒中。

（二）档案盒格式

1、档案盒规格：外型尺寸为310×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm，档案盒的制成材料，应采用无酸纸制作。

2、摆放方式：可采取横式或竖式两种，凡向档案馆移交的到期档案统一使用竖式摆放的方式。

3、档案盒封面：应标明全宗名称（立档单位全称），下加双横线（见附件图4）。

4、档案盒脊的项目及填写：全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号、机构（问题）项（见附件图5）

（1）全宗号：按附表中给定的全宗号填写，暂未给全宗号的可先空置不填写。

（2）年度：填写盒内归档文件的形成年度。

（3）保管期限：填写盒内归档文件的所属保管期限，用汉字全称表示。

（4）机构（问题）：填写分类方案中相应机构（问题）的类目名称。

（5）起止件号：在室编栏填写盒内归档文件排列最前和最后的文件件号，期间用“—”号连接，馆编栏空置，如1—160。

（6）盒号：是指档案盒的排列顺序号，以4位数为限断号，如0001—9999。

按照档案盒分期限上架排列后的顺序大流水编划盒号。

（三）备考表（见附加图6）

备考表放在盒内所有文件之后，每盒必须放置。

备考表的填写：

1、盒内文件情况说明，填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件的收集齐全完整程度，有否字迹模糊、缺损等，整理完毕后是否修改、补充、移出、销毁等。

2、整理人，填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。

3、检查人，填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

4、日期，填写归档文件整理完毕的日期。

第十四条  本细则由神木县档案局负责解释。

 

附件：

归档章、归档文件目录及其封面、

档案盒、备考表式样

 

 

（全宗号）         （年度）    （室编件号）

 

 

16       8    *（机构或问题）   （保管期限）   （馆编件号）

 

                    3×15mm

 

 

图1：归档章式样         单位：mm

 

 

归  档  文  件  目  录

件号 责任者 文号      题    名      日期  页数 备注

                                                   

 

 

 

图2：归档文件目录式样

 

 

 

 

 

 

   

图3：归档文件目录封面式样

 

图4：档案盒封面式样

 

    图5：档案盒背脊式样

 

 

备   考   表

图6：备考表式样