股份制企业建制档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为了规范股份制企业建制档案的管理，促进股份制企业建制档案合理开发
利用，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规的规定，制定本办法。
第二条 本办法所称股份制企业建制档案，是指股份制企业依照法定程序在公司建立、股权设置、股票发行、上市交易等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式和载体的文件材料。是股份制企业档案的重要组成部分。
第三条 建制档案是股份制企业进行制度创新的真实记录，记述和反映了股份制企业建立、融资的发展过程，是维护股权持有者合法权益的依据，也是股份制企业用于扩大再生产、持续发展的重要信息资源。股份制企业必须认真做好建制档案的管理，使其与企业其他档案同步实现规范化、标准化，确保建制档案的完整安全和有效利用。
第四条 建制档案是股份制企业档案全宗的一个主要类别，在企业内应与其他档案一样，实行集中统一管理，在业务上接受管辖地档案行政管理部门的监督和指导。
第二章 股份制企业建制文件材料立卷和归档
第五条 本办法所指建制文件材料立卷归档，是指将股权设置，股票发行等管理活动中处理完毕，有保存价值的文件材料，按形成规律和文件间的内在联系分门别类组成保管单位，定期向档案室移交的过程。各股份制企业的董事会、监事会的直属秘书部门、股权设置、证券管理部门等股权权益和效益分配部门，具体承担立卷归档任务。股份制企业档案部门具体承担监督和指导建制文件材料立卷归档工作。对建制文件材料不全、不准等不符合要求的案卷，档案部门可拒绝接收，限期改正。
第六条 股份制企业要把建制文件材料的形成、立卷、归档工作纳入企业生产经营管理程序和工作计划，列入相关部门和有关人员的职责范围，与企业管理的各项工作同时安排，同步检查，同期总结，使之与股份制企业管理的各项业务同步进行，协调发展。
第七条 各股份制企业要建立健全建制文件材料的归档制度，明确文件材料的归档范围、归档时间、归档数量、归档要求和归档移交手续、确定建制文件材料的保管期限，做到从股份制公司筹建、领导决策、组织机构、干部选举、任免、集资招股，各不同类型的股权证发放，效益分配，股票发行、上市等涉猎股权、证券的管理活动，都有完整、准确的文件材料归档保存。
第八条 归档范围。凡股份制公司建立、股权设置、股票发放、上市交易、债券发行等活动中形成的，具有保存价值的建制文件材料均应列入归档范围。具体条款及其保管期限分列如下：
一、股份制公司组织领导、章则制度方面的文件材料。
1、筹建股份制公司的申请与上级主管部门的批复 永久
2、筹建股份制公司的机构、组织成员名单 永久
3、可行性研究报告采纳的 永久
未采纳的 暂存
4、股东出资金额签名原始材料 长期
5、各种资产评估、验证和确认材料 永久
6、历年股东登记簿或股东名册 永久
7、股东大会章程、决议、名册及对董事会、监事会选举、经理任免材料 永久
8、董事会、监事会原始记录、办事机构人员名册 永久
9、历年股份制公司年报、董事会、监事会、董事长、总经理历年提交的工作总结、报告和董事会、监事会工作规则 永久
公司中期和临时报表，已被年报表包括 短期
10、股份制公司章程 永久
11、向工商部门注册登记申请材料和工商部门年检材料 永久
12、公司营业执照 永久
13、兼并、收购、租赁外公司的文件材料及公司董事会、监事会就本企业生产经营或募集资金等方面的公告或声明 永久
14、历次股东大会记录、参加会议股东材料 长期
15、股东大会表决材料 永久
16、有关公司法律规范意见材料，包括股票上市法律意见书、律师见证意见书等 永久
17、各类资产评估委托书 长期
18、税后利润分配决议 永久
19、资产评估、验资部门和律师部门出据的保密承诺材料 短期
20、改选公司董事会、监事会召开股东大会提案复的永久未办复的 短期
二、股权设置、股票发行方面的材料
1、在公司内和向社会募集资金的请示与有关部门的批复 永久
2、股票发行申请与批复 永久
3、招股说明书或股票发行章程 永久
4、发行股票可行性研究报告采纳的 永久
未采纳的 暂存
5、法人股、职工股募集办法 永久
6、股票发行额度的请示与批复 永久
7、发行认购股票所需的验资报告材料包括公司经营业绩的审计报告等 永久
8、各类财务会计报表（纳入会计档案的） 永久
9、股票溢价发行的申请报告与证券监督管理机构的核准材料 永久
10、股份有限公司认股书 永久
11、招股工作总结 永久
12、公司、分红、配送股方案（包括对法人股股利分配办法等） 永久
13、认购股权证（权利股票）样本 长期
14、收购、认购外公司股权的文件材料 永久
15、各类股票样本，包括普通股票（国家股票、法人股票和个人股票）、后配股票（又称创始人股票或管理股票）、优先股票、人民币B种股票及其他类型的股票样本 长期
16、股权认购统计表 永久
17、财务报表及附注 永久
18、股票承销（代销或包销）委托书、合同、协议 长期
19、内部职工股托管协议书 长期
20、企业内职工认购股、登记薄（上市前） 长期
21、公司与各法人股单位签订的协议书、其他涉及股东权益的文件（视其体文件划定期限） 长期
22、公司法人股、职工股向公司缴纳股金的收据存根作会计凭证的 长期
三、股票上市交易方面的文件材料
1、上市交易申请或报告书（包括境外上市请示与批复） 永久
2、申请上市的股东大会决议 永久
3、公司章程 永久
4、公司营业执照 永久
5、经法定验证机构验证的公司最近三年的或者公司成立以来的财务会计报告 永久
6、法律意见书 永久
7、证券机构的推荐书（或帮助交易的证书标材料） 永久
8、最近一次招股说明书 永久
9、证券监督管理机构核准材料 永久
10、上市公告 永久
11、上市、协调会会议纪要 永久
12、上市咨询合同报告 长期
13、上市公关协议 长期
14、上市委托销售授权书 长期
15、境内外上市推介计划 长期
其中3、4、8条款属于上市公司按证券法规定，在提出股票上市申请时，必须提交的三份文件，在前两项中已经列入归档范围，这里仅作为保持上市文件材料成套性列出。为避免同一文件在同一档案室重复存档，立卷归档时可不必立卷，但要在卷内文件目录的备注或案卷备考表上注明：3、4、8、条款内容在XX卷中XX页，以备查找。
四、发行公司债券方面的文件材料
1、公司发行债券申请材料 永久
2、发行债券的公司登记证明 永久
3、公司章程 永久
4、公司债券募集办法 永久
5、资产评估和验资报告 永久
6、证券管理部门批复材料 永久
7、债券样本 长期
8、债券存根薄 长期
其中3款属“公司法”规定公司向国务院证券管理部门申请批准发行公司债券时，应提交的文件之一，为避免同一文件在同一档案室重复存档，可不必立卷，但应在卷内文件目录或备考表上注明在XX卷的XX页中，以备查找。
第九条 不归档的文件材料
1、在工作中未实施操作的协议、委托书、合同等。
2、为筹建股份制公司而收集交换购买的仅作参考的资料，以及仅供参阅、征求意见，不需办理的文件。
3、无保存价值的信封，重份文件、事务性、临时性文件。
4、经领导审阅、签批的仅为平时酝酿讨论的未生效的文件。
5、一般文件的修改稿及股民对股权业务一般咨询的信件。
第十条 归档份数。股份制企业会议的原始记录，股权文件的定稿，归档一份。正式印本要考虑上报、自存和利用频繁程度确定归档份数。
第十一条 归档时间。前列八条一款的文件材料可按年度，于形成后的第二年的六月底前归档保存；前列八条二款的文件材料可于每次股权证或股票发行完毕的三个月内归档保存；前列八条三款的文件材料可于每次批准上市后的半年内归档保存；对日后参予经常在市场上交易所形成的文件材料可按年度于第二年的六月底前归档保存。
第十二条 归档要求与手续。建制文件材料介质要达到档案保管要求，形式要符合国家标准。纸质材料要优良，字迹材料要耐久，图样线条要清晰，签署手续要完备。建制文件材料形成者，移交给公司档案部门的案卷编目要确切无误，应归档的文件标材料要完整、准确，不得任意涂改。要编制案卷目录一式三份，连同案卷一并按归档时间移交给公司档案部门。档案室要认真检查清点、办理移交手续。
第十三条 组卷方法与卷内文件材料排列。组卷要遵循建制文件材料的形成规律，保持建制文件材料间的有机联系，区别不同保存价值，便于保管和利用的原则。对围绕公司建立和行政领导，重大问题决策等活动形成的文件材料，采用以问题为主适当结合文件责任者等，即一事一卷的方法进行组卷，董事会、监事会、股东大会以每一次会为组卷单元，文件少时可组成一卷，文件多时可组成若干卷（每卷50页左右为宜，最多不要超过100页）；对募集资金、招股、股权认证，股票发行活动中形成的文件材料，以每次募集资金、招股或股票发行的范畴形成的文件为组卷单元，视材料数量结合文件形成的不同阶段组成一至若干卷；对股票样本可按股票种类组卷；对股票上市交易活动形成的文件材料，可以每次上市交易文件材料为组卷单元，视数量多少结合不同责任者或年度组卷。相同内容不同文字的（中外文 朝汉文合壁）材料合在一起组卷。在区分不同保存价值与保持文件间的有机联系发生矛盾时，以保持文件之间的联系为主。保管期限就高不就低。卷内文件材料可按下列规律进行系统化排列，上级文件在前，本单位文件在后；多层上级批复，最高上级批得在前，其余逐级依次排列；正文在前，附件在后；印本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发在后；要求上报材料的通知在前，报送材料的文件在后；同一责任者，针对同一问题的文件按形成时间先后排列。
第十四条 案卷编目、装订与企业其他档案相同。
第十五条 建制电子文件的收集与积累、整理、归档、移交与保管，按国家《电子文件归档与电子档案管理办法》的有关规定执行。
第三章 建制档案的管理和利用
第十六条 股份制公司档案管理部门应按时接收建制档案，严格履行移交手续，与公司其他档案实行统一管理。
第十七条 建制档案的分类与编号。凡国有工业企业改制为股份有限公司或有限责任公司，因其全民所有制性质没有改变，档案全宗未发生变化，其档案已按国家档案局《工业企业档案分类试行规则》进行分类编号，为保持其连续性，可将其股份制公司筹建、组织领导、法规章程以及股东大会、董事会、监事会等方面的档案材料归入行政管理类；招股、股权发放和发行以及股票上市交易等方面的档案材料归入经营管理类；原为非国有工业企业或非工业企业改制为股份有限公司、有限责任公司或股份合作制公司的，未参照《工业企业档案分类规则》对本企业档案进行分类的，可将建制档案单设一大类，与原有档案统一排列分别编号；新成立的国有工业企业有限公司、有限责任公司和股份合作制公司，应执行国家档案局制发的《工业企业档案分类试行规则》；新成立的其它形式的股份制企业，如不按上述规定办理，可将建制档案单设一大类别。会计报表、会计凭证方面的材料，归会计档案大类。
第十八条 建制档案分为永久、长期、短期三种保管期限。密级划分为绝密、机密、秘密三个等级。各股份制企业要定期组织有关部门对建制档案进行鉴定和降密、解密工作，逐渐扩大建制档案利用范围。
第十九条 保管建制档案的库房和装具的条件与其他档案相同，要配有控制温湿度的设备。库房管理要符合防火、防盗、防虫、防尘、防潮、防高温、防鼠的要求，对已破损或字迹发生褪变、扩散的建制档案要及时采取措施进行修裱、复制或其他技术处理。
第二十条 股份制企业档案部门要充分利用保管的建制档案信息资源的条件，大力开发建制档案信息，主动为深化企业改革、加强企业生产经营管理，规范企业资产运营，维护股民的合法权益和国家利益，扩大企业再生产，提高企业经济效益服务。
第二十一条 各股份制企业档案部门要面向企业生产经营，根据社会主义市场的需要和股票市场的变化与发展，对建制档案信息的需求，编制建制档案的检索工具和参考资料。按照国家《档案著录规则》的要求，确定建制档案的著录级次和著录项目。进行主题和分类标引。编制建制档案的分类目录（卡片）、微机录入目录、各类股权持有者和持有金额目录（卡片）、本企业股票发行、上市交易、信息摘编等。历次股东会议简介、股东变化、利润及利润分配资料，董事及董事会简介等。
第二十二条 各股份制公司要严格执行国家保密制度和档案利用规定，建立健全建制档案借阅制度，既要为本企业，又要为社会各方面提供建制档案信息，但应内外有别。查阅和复制档案要严格履行审批手续，填写《档案利用（复印）登记簿》，对确应出具的建制档案证明材料，要加盖公章和档案人员签名。
第二十三条 任何借阅单位和个人不得在建制档案案卷上修改、涂抹、折叠和标注，更不得损毁、擅自抄录，不得将规定为秘密以上的建制档案转抄、转让和扩散，非本公司董事会批准。不得公布建制档案材料。
第二十四条 股份制企业档案部门要建立利用登记制度，效果统计调查制度和利用反馈记录；编写档案利用实例汇编和利用分析年度报告。健全建制档案统计制度，做好建制档案的统计工作。
第四章 附 则
第二十五条 本办法适用于股份有限公司、股份有限责任公司和股份合作公司。但由于上述三公司适用法律程序不同，业务来往亦有差异，所以在文件数量、内容上亦有所差别。因此，在归档范围上可根据实际情况确定。
第二十六条 各市（州）、县（市、区）档案局、经贸委可依据本办法，结合本地实际制定具体实施细则。
第二十七条 本办法自发布之日起试行，解释权归省档案局，日后与国家颁发的规定有出入时，按国家规定执行。