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神木市档案馆档案接收规定
更新时间:2021-05-21  (浏览 72019 人次)
神档馆发〔2021〕21号
 
    为加强档案管理的标准化、规范化和现代化建设,科学有序地开展档案接收工作,进一步提升进馆档案的质量,确保国家档案资源的完整安全和有效利用,依据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案条例》等法律法规,结合本馆实际,制订本规定。
    本规定适用于神木市档案馆接收档案范围内的党政机关、人民团体、企事业单位和其他组织(以下简称各单位)的档案接收(移交)工作。
    一、档案接收(移交)的基本原则
    1.进馆档案应以全宗为单位,保持全宗的完整性。
    2.一个全宗内的档案应制定统一的分类方案;档案整理应遵循文件材料形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
    3.档案移交前,移交单位应根据本规定对拟移交的档案进行全面检查、鉴定,经市档案馆验收合格后,方可移交。
    二、档案接收(移交)范围和内容
    1.各单位形成的反映其主要职能活动和基本历史面貌,对国家和社会具有永久、长期保存价值的文书档案、科技档案、会计档案、专门(专业)档案、声像档案、电子档案、实物档案等各种门类和载体形态的档案。各撤销单位原先形成和保管的全部档案。 
    2.各单位编制的组织机构沿革、大事记等参考资料和全宗指南(或全宗介绍)等检索工具应随同档案一并移交。 
    3.反映立档单位情况,与档案内容密切相关的资料。
    三、档案接收(移交)时限
    1.各单位自档案形成之日起满10年向市档案馆移交。对经济、科技、文化以及涉及民生工程等社会各方面急需广泛利用的档案,经协商同意,市档案馆可提前接收进馆。
    2.市属高等学校、市属企业、驻神单位具有永久、长期保存价值的档案,原则上应按规定时限向市档案馆移交。另有规定者,经与市档案馆协商后,可延期移交。
    3.撤销单位(包括临时机构)工作结束后,其全部档案立即向市档案馆移交。
    4.因保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前移交进馆。
    四、档案质量要求
    (一)档案整理
    1.文书档案。2000年(含)以前的档案按照《文书档案案卷格式》以卷为单位进行整理。2000年以后的档案按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)以件为单位进行整理。
    2.科技档案。符合《科技档案案卷构成一般要求》(GB/T11822-2008)的要求。移交时,一并移交电子档案。
    3.会计档案的整理。符合《会计档案管理办法》(财政部、国家档案馆令第79号)和《会计档案案卷格式》(DA/39-2008)的要求。
    4.特殊载体档案。照片档案整理标准执行《照片档案管理规范》(GB/T11821);磁性载体档案(录音带、录像带)整理标准执行《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15);印章档案整理标准执行《印章档案整理规则》(DA/T 40)。
    5.电子档案。标准执行《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32)和《文书类电子文件元数据方案》(DAT 46)、《版式电子文件长期保存格式需求》(DAT 47)、《基于XML的电子文件封装规范》(DAT 48)等相关标准。
    6.实物档案。按不同载体和不同物质形态的实物原件分类、排列、编号、编目,并按件编制说明。
    7.其他专门(专业)档案。执行国家档案局或省档案局与有关专业主管部门联合颁布实施的专门(专业)档案管理规定。
    8.名人档案。以人划分全宗(全宗号向市档案馆申请),全宗内按纸质档案、照片档案、录音录像档案、实物档案等载体形态分类,每类设制一个类别代号,以件为单位整理。
    (二)档案数字化
    1.纸质档案数字化。标准执行《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31)。
    2.照片档案和声像档案数字化。文件格式执行《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32)的附录B。
    (三)档案著录
    1.档案著录须使用专用的档案管理软件。
    2.文书档案著录标准执行《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》( DB34/T 450)。
    3.其他门类档案著录标准参照《档案著录规则》( DA/T 18)。
    五、档案接收(移交)要求
    (一)电子档案
    1.需脱机存储电子档案(数字化生成的档案副本)移交的,其存储载体须采用一次性写入光盘刻录一式2套。
    2.脱机存储电子档案的载体上应注明脱机载体编号,脱机载体装具上应贴有注明全宗号、类别号、年度、保管期限、档号、题名、编制单位、存入日期、备注等内容的标签。
    3.电子档案移交除执行本规定外,还需符合电子档案接收(移交)的专门规定。
    (二)检索工具及编研材料
    1.纸质目录。文书档案以卷为单位整理的,须移交案卷级、文件级目录各1套。以“件”为单位整理的,须移交文件级目录2套;科技档案须移交分类目录2套;专门(专业)档案须移交案卷级目录2套;特殊载体档案、电子档案、实物档案等纸质目录套数,由市档案馆根据实际需要,另行规定。
    2.机读目录。须移交数据光盘1套。移交的机读目录数据须转换成2003版Excel格式。
    3.组织机构沿革须移交纸质和电子版本各1套。组织机构沿革由立档单位成立时间、主要职能、隶属关系、立档单位主要负责人名录、内部机构和所属单位设置及各历史阶段演变、人员编制等内容组成。
    4.全宗指南(或全宗介绍) 
    纸质和电子版本各1套。编制标准执行《全宗指南编制规范》( DA/T 14)。
    5.大事记
    纸质和电子版本各1套。
    (三)档案装具
    随同档案移交的档案卷皮卷盒标准执行《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》( DA/T 24)。
    (四)资料
    1.资料主要包括:本单位的重要文件汇编;本系统上级或下级编印的出版物;与本单位主要业务有关的业务报刊和出版物;新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料;本单位干部职工的论著、论文及其他作品;其他相关资料。
    2.资料移交要求
    移交的资料应分类整理,装订成册,编制移交目录,根据《神木市档案馆图书资料实体分类编号方案》编号。
    六、档案接收(移交)程序
    1.以全宗为单位有计划分步骤地进行档案接收(移交)工作。
    2.市档案馆下达档案接收(移交)通知书。市档案馆根据档案接收规划和年度工作安排,下达档案接收(移交)通知书。
    3.移交单位自检。移交单位接到档案移交通知后,应对照本规范对拟移交的各门类档案、检索工具及参考资料进行自检,符合要求的申请移交,不符合要求的须进行必要的调整、补充和完善。
    4.市档案馆组织验收。市档案馆接到档案移交单位申请后,组织人员对拟移交的档案数量、质量及检索工具、参考资料等编制情况进行预检,对预检合格的单位正式组织验收。
    5.办理接收(交接)手续。经验收合格后,市档案馆与档案移交单位双方填写档案交接文据,并签字盖章。档案交接文据一式2份(见附件),市档案馆保存1份,移交单位保存1份,归入双方分别建立的全宗卷。
    6.档案正式移交前,移交单位负责对移交的档案进行消毒、杀虫、灭菌工作。
    7.移交进馆的档案,移交单位负责安全送至市档案馆。
    七、奖惩
    1.对档案的收集、整理、移交等工作做出显著成绩的单位和个人给予表彰、奖励。
    2.对不按规定移交或无正当理由拒绝移交档案的单位和个人,依据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案条例》等有关规定追究其相应的责任。
    八、附则
    本规定由神木市档案馆负责解释,自发布之日起执行。
 
    附件:神木市档案馆档案交接文据
 
 
                            神木市档案馆
                           2021年5月20日